制度公开

基金会项目管理制度

发布时间:2019-12-02    浏览量:1524

第一章  总则

第一条   为规范基金会的项目管理能力,确保项目运作合法、规范、高效实现项目的预期目标,维护基金会、捐赠方、受益人的的合法权益,根据国务院《基金会管理条例》及慧灵基金会章程的规定,特制定本制度。

第二条   本办法适用于本基金会向资助方申请、执行的服务项目亦包括本基金会资助的确定符合本基金会章程规定和适合本会服务范围及自身力所能及的项目。

第二章  项目组织管理

第三条 基金会年度的项目计划由基金会理事会审核决定。

第四条   基金会项目部、财务部联合组成项目管理机构行使项目管理职能。

第三章  项目管理责任

第五条   基金会秘书长对项目管理负全责,项目管理部门要分工明确,落实项目管理责任人。

(一)    项目部主要责任是:负责项目的开发、立项申请、组织项目的实施、检查和验收,报告项目执行效果,落实项目的日常管理,对项目执行情况及时提出书面报告。

(二)    财务部主要责任:负责项目资金收支住来结算、检查、监督、管理项目资金的安全、有效使用,积极配合组织项目验收和结项审计工作。

第四章   项目立项管理

第六条   立项原则,根据本基金会章程及业务范围,基金会立项应遵循的基本原则是:

(一)   符合基金会章程的有关规定;

(二)   充分尊重捐赠方意愿;

(三)   综合考虑项目的受益人群、可行性和实效性。

第七条 立项规定

(一)   按捐赠人意愿的立项规定:

1.  捐赠者有明确意愿及指定用途,并符合本基金会章程宗旨的项目可直接立项,50万元以上的项目需经理事会通过项目框架;

2.  捐赠者无明确受赠对象的,由基金会项目部向捐赠者提供建议供选择;

3.  根据捐赠者意愿,经实地考虑和论证并征得捐赠方同意后,由本基金会法人代表或授权委托人同捐赠方正式签署赠款立项协议;

4.  根据捐赠立项协议,由本基金会代表受赠方或其执行机构的代表签署项目执行协议。

5.  捐赠者不愿明确指定用途的,其捐款列入本基金会自主立项项目。

(二)   本基金会资助项目的立项规定:

1.  被资助方向基金会提交《项目申请书》;

2.  大额项目的计划书和项目实施办法经理事长或秘书长审批后,报理事会审议通过后方可签订《项目协议》。

第八条 立项程序

(一)   根据第六条和第七条的立项原则与规定,对于捐赠者指定立项实施的项目由申请项目实施的捐赠者按善款募集情况,向基金会项目部报送项目申请书及项目实施方案。

(二)   基金会项目部对立项申报材料进行审查、必要时开展适当的项目前期调研,在此基础上,向秘书长提出书面的项目前期调研报告,项目立项申报材料审查意见和建议纳入评审项目名单。

(三)   对于基金会自主立项实施的项目,由项目部负责编写项目立项申请书和项目实施方案,并向秘书长申请列入评审项目的名单。

(四)   基金会如开项目立项评审会,根据项目评审结果,对申请的项目进行分类立项审批。

(五)   按捐赠人意愿申请立项的项目审批,必须由秘书长办公会提出立项建议,报理事长批准,经理事会审批通过即可立项。

第五章   项目实施管理

第十一条 本基金会实行项目合同制管理,对实施项目进行全过程监管,确保项目资金按时到位、项目运营通畅、项目成效显著、确保受益群体权益;

第十二条 由本基金会与项目实施负责人、各方的责任以及违约责任等,并把项目实施合同作为基金会检查项目执行情况、项目验收及拨付项目资金的主要依据。

第十三条 具体项目的负责人由基金会项目部和项目实施单位共同确定,项目负责人对个人处理所执行的项目负全责。其主要职责负责项目实施合同的执行,落实项目配套资金的的足额到位,组织项目的具体执行,负责项目的日常管理。

负责项目的自查验收及验收材料闪图,配合基金会项目部对项目进行检查验收及时向基金地报告项目执行进展情况及其结果。

第十四条 实行项目全过程监管制度、项目责任人要对项目的执行情况进行全过程监管,确保项目按项目实施合同、项目实施方案、实施计划有序推进。自觉接受国家审计部门、业务主管单位和基金会财务、审计的监督检查。

第十五条 基金会项目部实行项目监管人制度,按项目把管理责任落实到人,项目监管人的主要职责是:随机或定期检查监督项目执行情况,监督项目负责人的工作成效,处理项目执行中出现的问题,推进实现项目的预期目标。

第六章   项目资金管理

 第十六条 严格按照国务院《基金会管理条例》本基金会章程,以及国家有关法律法规对项目资金进行规范化管理。

第十七条  基金会对项目资金实行预算制管理,由项目负责人根据项目实施合同以及批准的项目立项报告、实施方案、报基金会项目部和财务部审核后,依据权限范围由基金会理事长或秘书长批准后执行。

第十八条 基金会依据项目实施合同付款条件、项目进度、检查与验收结果,向项目实施单位拨付项目资金,项目实施单位向基金会提供合法、有效的正规票据。

第十九条 项目实施单位必须切实按照项目合同对项目资金实行严格管理、确保项目资金的合法、合理、规范、高效使用。

第七章   项目验收管理

第二十条 项目实施单位在项目执行完毕的二个月内对照项目实施合同,按要求完成 自查验收报告及所需上报的验收材料,并上报基金会项目部,提请基金会开展项目验收。

第二十一条 基金会项目部收到项目实施单位自查验收报告的一个月内,对自查验收报告及验收材料提出审查意见,项目部结合审查意见、捐资额度和项目内容,向秘书长提出项目验收方式的建议,由秘书长决定采纳会议评审验收方式或现场验收试,项目验收工作由基金会项目部和财务部职合组织进行。

第二十二条 对验收不合格项目实施单位和项目负责人及项目监管人,若赞成严重损失或有其他违法违规行为的,应依法追究项目负责人、监管人的责任。

第二十三条 项目验收结果在对外公布前,须报经秘书长同意,认为必要进可请示理事长同意。

第八章    项目信息管理

第二十四条 基金会对项目实施的各种数据和信息,实行制度化、常态化管理。并按要求进行公示,具体要求参照《信息管理制度》。

第九章    项目工作内容及流程

第二十五条 在我们发现潜在需求和项目机会时,内部首先进行可行性研究,决定是否申报项目。

通过内部审批,认为可以申报,则按以下流程推进项目工作:

第二十六条 在设计和开展项目活动的过程,项目人员工作以ADAIME框架作为指导理论,包含五个关键环节和过程。即:项目分析(Analysis)-项目设计(Design)-项目申报立项(Application & Approval)-项目实施(Implementation)-监测与评估(Monitoring & Evaluation)。每一个环节不可或缺,相互紧扣。

第二十七条 项目分析:首先是定义问题,确定所发现的问题是否能够通过项目来获得缓解或解决;所设计的项目可以解决什么问题。定义问题的方法有很多:可通过走访调研、问卷调查、聚焦小组、访谈、观察等方法进行基线调查和研究。其次是对社会问题和需求的分析,包括背景分析、目标群体存在的问题及问题的规模和迫切性、目标群体的期望、组织机构自身能力分析。最后还需要对项目可行性进行分析:和项目执行团队和实施部门、目标受益人、利益相关方共同讨论项目执行方案,落实项目执行目标和指标、执行活动、所需资源、预期产出。

第二十八条 项目设计:根据实际情况设计项目,项目书框架主体包括:项目背景、目标与指标、活动与计划、成效与影响力、风险与措施、项目监测与评估及项目预算。

项目背景描述的是问题环境、目标群体存在的问题分析以及突出问题的迫切性、重要性和引发的影响,解释为何需要通过项目解决问题。

项目目标的制定应遵循SMART原则,即具体化、可量化、可达到、联系实际、和有时限的。

项目活动是基于项目目标与预期成效,思考通过什么举措、什么活动可让目标群体积极参与,帮助达成预期目标。项目活动的内容通常围绕活动内容,参与活动的人员,活动周期、活动次数及时长、活动发起的时间和地点等展开描述。

项目产出重点描述对目标群体带来的影响及改变。

项目预算需要细化每一个单项,如有配套资金,要说明资金来源及比例。

 

第二十九条 项目申报和立项

和项目发起方沟通并根据资助方的想法和要求提交项目意向书或项目申请书;跟进项目审批情况;项目获审批后,立项备案。

第三十条 项目的实施

项目人员和相关实施部门共同制订项目分工执行表、探讨可能出现问题和解决方案、目标群体的反馈和监测机制、项目活动的调整(如有必要)、项目活动痕迹管理(签到表、活动流程、活动方案、活动照片、客户满意度调查表、财务支出凭证、媒体报道、音像素材等)等。项目人员定期跟进和监测项目的执行情况,以保证项目按照计划进度推进。

第三十一条 项目监测评估与结项:

建立监测和评估机制:定义监测及评估的内容、分别由谁来监测和评估、分别何时进行监测和评估、设定监测与评估的指标、采用的监测方法。

实施监测和评估:根据已建立的监测评估机制,检查项目完成情况,当遇到实际偏离计划时,需对计划进行处理和变更。

项目评估可分为形成性评估和总结性评估。形成性评估为项目活动过程中对如何改良和调整项目的机制,以提高项目成效。总结性评估是对整个项目的反思,是评估整个项目最终成效的方法,并形成最终评价报告以及将来开展同类型项目的复制模式以及需要调整和改变的地方。收集和整理与评估相关的资料,以便项目结项时评估其成效。

第三十二条 项目档案管理

项目档案主要包括:各种项目记录、报告、规章制度、影音资料等。

项目档案必须专人管理,项目资料装订成册,统一编号。

项目进行中登记的所有表格都是项目实施情况的原始记录,是项目监测的依据,必须妥善保管